home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / medacct / general.doc next >
Encoding:
Text File  |  1989-03-22  |  7.2 KB  |  217 lines
  1.                                 
  2.                       GENERAL INSTRUCTIONS
  3.  
  4.  
  5.      This disk contains the four programs of the Medlin
  6. Accounting Shareware System:
  7.  
  8.      PC-GL    Double Entry General Ledger
  9.      PC-AR    Accounts Receivable
  10.      PC-PR    Payroll Writing
  11.      PC-AP    Accounts Payable
  12.  
  13.      The requested fee is $35 for each program and entitles you
  14. to telephone support and a configuration program to change
  15. several parameters of the program.  Send a check to:
  16.  
  17.                Jerry Medlin
  18.                P.O. Box 357
  19.                Napa, CA.  94559
  20.  
  21.      You may use the order form at the end of this manual, or to
  22. charge using Master Card or Visa, call (707) 255-4475 between
  23. the hours of 8AM to 6PM, Pacific time.
  24.  
  25.      The programs are the files with an extension of EXE.  So
  26. the file named PC-GL.EXE is the General Ledger program and the
  27. file named PC-AR.EXE is the Accounts Receivable program.  If you
  28. have been using earlier versions of the programs with COM file
  29. name extensions, you should erase them from your program disk or
  30. subdirectory.  The new programs will use the data created by the
  31. old programs.
  32.  
  33.  
  34. INSTALLING THE PROGRAMS ON A FLOPPY DISK
  35.  
  36.      You may run the programs on the supplied disk to try them
  37. out, but eventually you will want to install the programs
  38. properly to give yourself more disk space for data.  If your
  39. business is small, you can use the same disk for program and
  40. data, but most applications will require a data disk and a
  41. program disk.
  42.  
  43.      Installing the programs requires making a program disk and
  44. a data disk and then copying the programs to the program disk.
  45.  
  46.      Create a data disk by putting your DOS disk in drive A: and
  47. a blank disk in drive B: and type:
  48.  
  49.      FORMAT B:
  50.  
  51.      Then, create a program disk by putting another blank disk
  52. in drive B: and type:
  53.  
  54.      FORMAT B:/S
  55.  
  56.      Next, move the formatted program disk to drive A: and put
  57. this disk in drive B: and type:
  58.  
  59.      COPY B:*.EXE A:
  60.  
  61.      If you are running PC-GL for the first time, you should
  62. also copy the standard chart of accounts to your data disk.  Put
  63. the data disk in drive A: and this disk in drive B: and type:
  64.  
  65.      COPY B:PC-GL.COA A:
  66.  
  67.      To run any program, place the program disk in drive A: and
  68. the data disk in drive B: and type the name of the program
  69. followed by B:.  IE. type PC-GL B: to run the PC-GL program or
  70. PC-AR B: to run PC-AR.  If you have the configuration programs,
  71. you may use them to permanently set B: drive as the data drive
  72. and it will then be unnecessary to type the B: after the program
  73. name.  A configuration program is provided to registered users
  74. of each program.
  75.  
  76.      IMPORTANT !  If you have been using earlier versions of PC-
  77. GL, PC-AR, PC-PR or PC-AP, you must erase the old versions of
  78. the programs from your program disk.  Put the program disk in
  79. drive A: and type:
  80.  
  81. ERASE A:PC-*.COM
  82. ERASE A:??CONFIG.COM
  83.  
  84.  
  85. INSTALLING THE PROGRAMS ON A HARD DISK
  86.  
  87.      To install the programs on a hard disk, you must create a
  88. subdirectory and copy the programs to the subdirectory.  You can
  89. call the subdirectory anything you wish, but I will use the name
  90. ACCT for this example.  If you wish to use another name, just
  91. substitute it for ACCT in these directions.
  92.  
  93.      First place this disk in drive A: and in response to the
  94. C:> prompt type:
  95.  
  96. CD\
  97. MKDIR ACCT
  98. COPY A:*.EXE \ACCT
  99.  
  100.      If you are running PC-GL for the first time, you should
  101. also copy the standard chart of accounts to your data disk.  Put
  102. the data disk in drive A: and this disk in drive B: and type:
  103.  
  104. COPY A:PC-GL.COA ACCT
  105.  
  106.      To run a program, first change to the subdirectory by
  107. typing:    CD \ACCT   and then type the program name.  IE. type
  108. PC-GL to run PC-GL or PC-AR to run PC-AR.
  109.  
  110.      IMPORTANT!!  If you have been using earlier versions of PC-
  111. GL, PC-AR, PC-PR or PC-AP, you must erase the old versions of
  112. the programs from your hard disk.  To do this type:
  113.  
  114. ERASE \ACCT\*.COM
  115. ERASE \ACCT\??CONFIG.COM
  116.  
  117.  
  118. INTEGRATING THE PROGRAMS
  119.  
  120.      With the exception of PC-AP, the programs are not
  121. "integrated".  That means to get the sales totals from the
  122. Accounts Receivable program to the General Ledger program you
  123. must make a journal entry.  Likewise, the payroll totals should
  124. also be entered each month into the general ledger program.
  125. Once you are familiar with the programs this takes only a few
  126. minutes per month and is more convenient than having all of the
  127. sales and payroll detail transferred to the general ledger
  128. program automatically.  The PC-GL manual includes a section on
  129. posting payroll and sales data to the General Ledger.
  130.  
  131.  
  132. ADDING COLORS
  133.  
  134.      The configuration program available to registered users
  135. will allow you to specify a data path and colors for each
  136. program.  You may also specify the desired data path and colors
  137. by adding them to the command line separated by blank spaces.
  138. The commands should be in the following order:  DATA PATH,
  139. BORDER COLOR, DATA COLOR, PROMPT COLOR AND BACKGROUND COLOR.
  140. For example, if you run PC-GL by typing:
  141.  
  142. PC-GL B: 3 14 10 1
  143.  
  144. That will tell the program to look for data on the B: drive and
  145. use Cyan borders, Yellow data, Light Green prompts with a Blue
  146. background.
  147.  
  148. THE KEYBOARD
  149.  
  150.      The programs make liberal use of the PC's ten key pad for
  151. both numbers and commands, so your Num Lock will be turned on
  152. automatically at the beginning of each program.  You should
  153. leave the Num Lock on all the time even when using the arrow
  154. keys for commands.  If you should turn the Num Lock off for some
  155. reason, the 5 key on the 10 key pad will not work on some
  156. computers.  Just turn the Num Lock back on to correct this
  157. problem.  Your Num Lock will be turned off when exiting the
  158. program.
  159.  
  160.  
  161.  
  162.      These programs have been developed and refined over a
  163. period of five years.  I'm sure you'll find them better than
  164. anything else available.  So, relax, take a deep breath and get
  165. your books in order.
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170. MEDLIN SHAREWARE ACCOUNTING          Remit to:  Jerry Medlin
  171. ORDER FORM                                      P.O. Box 357
  172.                                                 Napa, CA.  94559
  173.  
  174.  
  175.  
  176. PC-GL General Ledger Program         ($35)      ________
  177.  
  178. PC-AR Accounts Receivable Program    ($35)      ________
  179.  
  180. PC-PR Payroll Writing Program        ($35)      ________
  181.  
  182. PC-AP Accounts Payable Program       ($35)      ________
  183.  
  184.      Total Enclosed                             ________
  185.  
  186.  
  187. Name:   ________________________________________________________
  188.  
  189. Company:________________________________________________________
  190.  
  191. Address:________________________________________________________
  192.  
  193. City:   __________________________ State _______ Zip ___________
  194.  
  195.  
  196. Payment by:   Check _____   MC _____  VISA _____
  197.  
  198. Card no.:  _____________________________________________________
  199.  
  200. Expiration:________________
  201.  
  202. Cardholder
  203. Name      ______________________________________________________
  204.  
  205. Cardholder
  206. Signature  _____________________________________________________
  207.  
  208.  
  209.  
  210. Where did you get our program?__________________________________
  211.  
  212.  
  213. Sorry, no CODs or Purchase Orders.
  214. Latest version of all four programs and configuration programs
  215. for registered programs will be mailed by First Class Mail.
  216.  
  217.